কোন কাজ স্মৃতির ওপর চলে
সহকর্মীরা সাধারণত কোন প্রশ্ন নিয়ে আপনার কাছে আসেন, সেখান থেকে শুরু করুন। কোন ফাইলটি সর্বশেষ, কার অনুমোদন লাগে কিংবা মাসিক রিপোর্ট কীভাবে হয়—এসব হয়তো আপনি জানেন। নিজের পদের দীর্ঘ বর্ণনার আগে এই নির্ভরতার জায়গাগুলো লিখুন। প্রশ্নটি হলো, অন্যজনকে পরের স্বাভাবিক ধাপটি করতে কী জানতে হবে?
অভ্যাসে করা ছোট কাজও ধরুন। ক্যালেন্ডার বদলানো, নিয়মিত সময়সীমা দেখা কিংবা প্রয়োজনীয় তথ্য এসেছে বলে কাউকে জানানো আনুষ্ঠানিক দায়িত্বের তালিকায় নাও থাকতে পারে। অথচ এগুলোর কারণে কাজ এগোয়। সহজ ভাষায় লিখুন। আপনি ছাড়া কেউ কিছু পারবে না, এমন ধারণা তৈরি করা নথির উদ্দেশ্য নয়।
উপযুক্ত ব্যক্তির সঙ্গে পরিধি ঠিক করুন
ম্যানেজার বা কাজ ভাগ করার দায়িত্বে থাকা ব্যক্তির সঙ্গে আলোচনা করুন। কোন কাজ চলবে, কোনটি অপেক্ষা করবে এবং কোনটি অন্য জায়গায় যাবে, জানতে চান। সবার নতুন দায়িত্ব আপনাকেই একা ঠিক করতে হবে না। সম্মত কাজের পাশে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নাম দিন। কোনো সিদ্ধান্ত না হলে হয়নি বলেই রাখুন।
কর্মস্থলের নিয়ম ও ব্যক্তিগত ব্যবস্থা এক হয় না। ছুটি বা চাকরিসংক্রান্ত প্রশ্নে নিজের প্রতিষ্ঠানের নথি ও সংশ্লিষ্ট যোগাযোগ থেকে তথ্য নিন। সাধারণ নিবন্ধ আপনার পদের জন্য কোন নিয়ম প্রযোজ্য তা বলতে পারে না। কাজের নথিতে কাজের তথ্য রাখুন। ব্যক্তিগত তথ্য কোন আলোচনায় কতটুকু বলবেন, সেটি আলাদা সিদ্ধান্ত।
যিনি করবেন তাঁর জন্য লিখুন
প্রয়োজনীয় প্রক্রিয়ার উদ্দেশ্য, শুরুর জায়গা, পরের ধাপ, ফাইলের ঠিকানা এবং শেষ হয়েছে বোঝার উপায় লিখুন। বদলে যেতে পারে এমন অনেক তথ্য কপি না করে বর্তমান মূল নথির লিংক দিন। বর্ণনামূলক নাম ব্যবহার করুন। “আগের শিট” না লিখে কোন ফোল্ডারে কোন রিপোর্টের টেমপ্লেট, তা বলুন।
সাধারণ হস্তান্তর নথিতে পাসওয়ার্ড, গোপন কোড বা ব্যক্তিগত গ্রাহকতথ্য রাখবেন না। প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত নিয়মে নতুন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নিজের প্রবেশাধিকার তৈরি হোক। আপনার নির্দেশনা পড়তে পারছেন মানেই আপনি দেখতে পান এমন সব ফাইল দেখার অনুমতি তাঁর আছে, এমন নয়। প্রয়োজনীয় অনুমতি আলাদাভাবে যাচাই করুন।
সামনে থাকতে একবার চেষ্টা করান
একটি পরিচিত কাজ বেছে সহকর্মীকে নোট দেখে করতে বলুন। কোথায় প্রশ্ন হচ্ছে খেয়াল করুন। ফাইল খুঁজে না পেলে ঠিকানাটি পরিষ্কার করুন। কোনো ধাপে সাধারণত আপনি সিদ্ধান্ত নিলে সেই সিদ্ধান্তের পদ্ধতি বা নতুন সিদ্ধান্তদাতার পরিচয় লিখুন। নথিটি বাস্তব কাজের সঙ্গে মিলছে কি না দেখাই লক্ষ্য।
এটি সহকর্মীর পরীক্ষা নয়, নথির পরীক্ষা। প্রশ্নের সুযোগ দিন। তিনি একটু থামলেই নিজে করে দেখাতে লেগে যাবেন না। অন্যকে নির্দেশনা ব্যবহার করতে দেখলে নিজের অদেখা অনুমান ধরা পড়ে। পরিষ্কার করা তথ্য সঙ্গে সঙ্গে নথিতে যোগ করুন, যেন শুধু আলাপেই থেকে না যায়।
যোগাযোগের সীমা বাস্তব রাখুন
অনুপস্থিতির সময়ে যোগাযোগের কোনো প্রত্যাশা আছে কি না, থাকলে কোন মাধ্যমে ও কোন কাজে, একমত হোন। আপনার পছন্দের ব্যবস্থা না হলে “সবসময় পাওয়া যাবে” এমন অস্পষ্ট কথা দেবেন না। বিকল্প একজন যোগাযোগ থাকলে সাধারণ প্রশ্নও বারবার আপনার কাছে ফিরে আসে না। দায়িত্ব হস্তান্তরের সঙ্গে উত্তর খোঁজার পথও বদলানো দরকার।
স্বয়ংক্রিয় ইমেইল উত্তর ও ক্যালেন্ডারে সম্মত তথ্যটুকুই দিন। ব্যক্তিগত পরিস্থিতি না লিখেও মানুষকে সঠিক জায়গায় পাঠানো যায়। পরিকল্পনা বদলালে নির্ধারিত সহকর্মীকে জানান। অনানুষ্ঠানিক বার্তা বা সামাজিক মাধ্যম দেখে সবাই নতুন যোগাযোগের সময় বুঝে নেবেন, এমন আশা করবেন না।
শেষ পাতায় বর্তমান অবস্থা
হস্তান্তরের আগে চলতি কাজের এক পাতার তালিকা করুন। এখন কোথায় আছে, পরের কাজ কী, কে করবেন এবং কোন তারিখ প্রাসঙ্গিক, লিখুন। শেষ হওয়া পটভূমির তথ্য আলাদা থাকলে চলতি তালিকা পড়তে সুবিধা। সিদ্ধান্ত বাকি থাকলে কে নেবেন তাও জানান। সুন্দর টিকচিহ্নের আড়ালে অনিশ্চয়তা লুকিয়ে রাখবেন না।
যিনি দায়িত্ব নিচ্ছেন তিনি নথি ও প্রয়োজনীয় প্রবেশাধিকার পেয়েছেন কি না নিশ্চিত করুন। তারপর নির্ধারিত জায়গায় সংরক্ষণ করুন। সফল হস্তান্তরে বোঝাপড়া ও দায়িত্ব দুটোই যায়। দূরে থেকেও প্রতিটি কাজ আগের মতো নিজের কাছে ধরে রাখা তার শর্ত নয়।
